Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является важным компонентом любого бизнеса. В небольшой компании этим может заниматься руководство с ассистентами, но с увеличением масштаба предприятия это требует гораздо больших усилий и трудовых ресурсов. В таких условиях наилучшим решением будет автоматизация закупок. В нашей статье мы расскажем о том, что это значит и какие преимущества имеет такая система организации закупок.

Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.

Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.

Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.

Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизации. В этом случае, возникает необходимость использования различных систем для организации автоматической закупки. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиал в другой стране работает на 1С ERP, то для эффективного автоматизирования закупок необходимо провести доработки и наладить интеграцию между двумя системами. Конечно, можно использовать локальные базы данных, но данное решение имеет свои недостатки, такие как:

• Конфиденциальная информация рискует быть утеряна или скомпрометирована. Киберпреступления стали обыденностью, а защита самых известных баз данных ни в коем случае нельзя считать надежной.
• Руководитель не сможет быстро найти информацию о тендерах, сроках и результатах. Это достаточно существенный недостаток, так как оперативность в бизнесе играет важную роль.
• Коммуникация с поставщиками ведется посредством электронной почты и телефона, что не позволяет сохранить полную историю взаимоотношений с партнерами. Данная информация является важной как для анализа результатов сотрудничества, так и для решения конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимо каждый раз создавать новые документы и письма, отсутствует систематизированное хранилище шаблонов и типовых документов. Это отнимает много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.

Следовательно, использование локальных баз данных подходит только для начинающих предпринимателей. Это просто и удобно в использовании, однако при расширении бизнеса теряет свою актуальность. Вместо этого, все быстрорастущие компании применяют автоматизированные системы организации закупок, которые помогают решить все вышеперечисленные проблемы.

Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.

Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.

После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.

Фото: freepik.com