Снижаем расходы на связь: как сэкономить на офисной телефонии?

Миллионеры считают, что важнее не зарабатывать много, а уметь экономно тратить деньги. Успешные бизнесмены следят за своими расходами и стараются сократить их до минимума. Можно взять с них пример и пересмотреть свои расходы, в том числе и на связь. Кроме того, существует немало способов сэкономить на мобильной связи. При правильном подходе можно сократить расходы на связь в два и более раз.

Как экономить на связи: советы и рекомендации

Расходы на связь - это одна из значительных статей расходов компаний. В то же время, количество доступных вариантов связи постоянно растет, а тарифы на услуги связи практически неуклонно уменьшаются, поэтому необходимо постоянно анализировать и оптимизировать затраты на связь.

Как можно значительно сократить расходы на услуги связи? Один из способов - перейти на IP-телефонию, которая позволяет сохранить не только качество связи, но и значительно снизить расходы на связь. Это сделать довольно просто и без особых затрат по сравнению с другими способами экономии на связи.

Возможным решением еще может стать использование программ типа Skype, благодаря которым можно существенно сократить расходы на связь на 30-80%. Однако, у этого варианта есть свои недостатки, которые заключаются в неудобности использования для внешних коммуникаций, особенно в случае крупного бизнеса.

Пересмотр тарифов и объявление тендеров на предоставление услуг связи также могут помочь сэкономить на расходах на связь. Необходимо также обратить внимание на возможности современных виртуальных АТС, которые позволяют анализировать статистику звонков и разумно управлять расходами.

Для компаний, которые часто совершают исходящие вызовы в страны ближнего и дальнего зарубежья, полезным решением может стать использование интернет-телефонии, где тарифы на подобные звонки обычно заметно дешевле.

Несмотря на то, что существует много способов экономии на связи, выбор того, что именно подойдет каждой компании зависит от конкретной ситуации, уровня расходов на связь и текущих задач. Поэтому необходимо внимательно анализировать условия и выбирать наиболее оптимальный вариант.

Технология IP-телефонии позволяет осуществлять телефонные звонки посредством Интернет-соединения, в отличие от линий аналоговой связи. Для использования этой технологии необходимо подключение обычных телефонов к VoIP-шлюзу или использование специального ПО на различных устройствах, включая десктопы, планшеты или мобильные телефоны. Также возможно использование SIP-аппаратов, которые стоят немного дороже, чем обычные телефоны.

Оценить выгоду IP-телефонии можно, сравнив тарифы аналоговых и IP-телефонных звонков. Зачастую стоимость минуты разговора между городами в Интернет-телефонии в 3-5 раз дешевле, чем при использовании обычной телефонной связи, а международные звонки могут оказаться в 20-30 раз дешевле. Некоторые компании могут уменьшить свои расходы на связь в два раза или более после внедрения IP-телефонии, а другие могут сэкономить на 30-50%.

IP-телефония может быть особенно полезной для компаний с филиалами, компаний, где многие сотрудники работают удаленно, и тех, кто часто сотрудничает с зарубежными партнерами.

Одним из преимуществ использования IP-телефонии является возможность установки виртуальной АТС, которая не требует приобретения специального оборудования и экономит время и деньги на телефонизации офиса. При переезде в новый офис также можно избежать ненужных расходов, необходимость лаживать сеть заново и менять номера телефонов, благодаря использованию корпоративной IP-коммуникационной сети. Для переноса телефона на новое рабочее место и его последующего подключения к Интернету достаточно необходимых действий, аппарат же автоматически сохраняет старый телефонный номер.

Если вы хотите сэкономить на услугах телефонной связи и получить контракт на самых выгодных условиях, то проведение тендера на обеспечение такими услугами является наилучшим вариантом. Благодаря этому подходу вы можете сэкономить до 30% или даже 50%, не рискуя ничем. Хорошая новость заключается в том, что сегодня тарифы провайдеров становятся гораздо более гибкими и конкурентоспособными, что делает их более готовыми к сотрудничеству. В этой ситуации вам будет гораздо легче получить скидку от провайдера, чем потерять клиента. На вашей стороне лучшие возможности и вы можете получить наилучшие условия, не изменяя ничего в инженерной коммуникации.

Анализ телефонных звонков – необходимость для каждого бизнеса. Чтобы определить, на чем можно сэкономить, нужно знать, на что именно вы тратите деньги. Лучшим помощником в этом деле станет биллинговый отчет – документ, в котором детально указаны все входящие и исходящие звонки. С помощью современных виртуальных АТС данные по звонкам можно получить прямо в личном кабинете пользователя. Благодаря этому вы сможете точно знать, кто, куда, когда звонил и сколько продолжался разговор.

Немало работников используют телефон в личных целях, поэтому полученные данные помогут понять, куда уходят деньги компании. Опции, доступные в личном кабинете, позволят отключить возможность междугородных звонков для телефонов тех сотрудников, которые не должны их совершать.

Кстати, виртуальная АТС – отличное решение для любого бизнеса. Благодаря гибким настройкам, ее можно расширять по мере роста компании. При переезде в новый офис (или даже полном отказе от офиса) вы сохраните свои номера, а подключение многоканального номера, переадресация звонков и создание голосового меню позволят всегда оставаться на связи и повысить качество обслуживания клиентов.

Аутсорсинг: вызов экономии

В некоторых случаях передача части своих функций на аутсорсинг может оказаться более выгодной, чем их самостоятельное осуществление. Крупные провайдеры услуг связи предлагают возможность аренды целого call-центра, включающего в себя операторов и управляющих, а не только услуги связи. В ряде ситуаций аутсорсинг является наиболее разумным выходом, например, если call-центр нужен только временно, на период проведения рекламной акции. Аренда call-центра обходится намного дешевле, чем его самостоятельное содержание - в два раза, по некоторым данным.

Как уменьшить затраты на связь?

Снижение расходов на услуги связи – задача, которая может оказаться довольно простой, если подойти к ней с умом. Во-первых, можно пересмотреть тарифный план. Ведь многие компании переплачивают только из-за того, что не проверяют, подходит ли им текущий тариф. Анализ звонков в личном кабинете виртуальной АТС поможет определить, какие услуги компания реально использует и выбрать более выгодный тарифный план. Не стесняйтесь спрашивать у своего оператора услуг связи о более выгодных тарифах, учитывая ваш потребности.

Во-вторых, существуют и другие способы экономии при использовании телефона. Например, внедрение электронной системы обмена информацией, которая позволяет значительно сократить расходы на связь. Хотя этот способ требует разработки специальной программы, настроив ее учетом особенностей и потребностей вашего бизнеса, он может принести экономию до 30%.

В-третьих, стоит обратить внимание на междугородные и международные телефонные связи, которые позволяют общаться по выгодным тарифам в России и за границей.

Кроме того, подключение виртуальной АТС будет полезным шагом для экономии расходов на связь. Управление настройками производится через личный кабинет с понятным интерфейсом, не требующим дополнительных затрат на обслуживание. Это позволяет компаниям сократить свои расходы на звонки и обслуживание системы.

Наконец, если использовать альтернативные каналы связи, такие как виртуальные АТС, IP-телефония, то расходы на связь могут быть еще более оптимизированы. К тому же с каждым годом рынок традиционной телефонной связи сокращается, поэтому использование новых технологий будет актуальным и в будущем.

Если ваша компания хочет сократить расходы на связь, то на сегодняшний день наиболее эффективным решением является переход на IP-телефонию. Рынок насыщен провайдерами, предлагающими подобные услуги, однако, при выборе следует остановиться на известных операторах с давней и хорошей репутацией. Хотя цена является существенным фактором, она не должна стать единственным. Расценки, кардинально ниже среднерыночных, обычно сопряжены с невысоким качеством связи. Поэтому лучше выбрать оператора, который сочетает разумную цену, безупречную репутацию и гибкие тарифы.

Компания «МТТ» уже 20 лет работает на рынке телефонии и предоставляет возможность подключения IP-телефонии по относительно невысокой цене. Сейчас она считается одним из ведущих операторов России. «МТТ» обладает крупнейшей телекоммуникационной сетью в стране, включающей в себя 120 операторов связи по всему миру. Еще одним преимуществом компании является возможность бесплатных звонков внутри корпоративной сети для всех клиентов. С помощью IP-телефонии от «МТТ» пользователи могут телефонизировать свой офис самостоятельно, управлять настройками и выбирать оптимальные тарифы, что в конечном итоге позволяет сократить расходы на связь.

Фото: freepik.com